Pour organiser un projet du début à la fin, y compris sa planification, les tâches à accomplir avec leurs dates d’échéance, les estimations de coûts et les allocations de ressources, la gestion de projet est un vaste domaine. La structure de répartition du travail (WBS) n’est qu’un diagramme qui aide à représenter efficacement les tâches à accomplir.
Avant de démarrer le projet, il faut bien se préparer
Pour ne pas se laisser distraire par des tâches sans importance, il est important de bien planifier le projet avec l’aide de votre équipe. Cela inclut des éléments tels que les estimations de coûts, les délais et l’ordre dans lequel les tâches seront effectuées.
Ce n’est pas tant de se rappeler « comment faire » qui est crucial dans la planification, mais plutôt :
- Définir clairement l’objectif principal du projet.
- Identifier les sous-objectifs des objectifs principaux et les tâches associées.
- Déterminez quelles ressources seront nécessaires et combien d’entre elles seront nécessaires pour mener à bien le projet.
- Fixer les limites du projet est essentiel.
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Utiliser le WBS dans votre travail
Les structures de décomposition du travail, telles que la structure de répartition du travail, permettent de décomposer la charge de travail globale en tâches et sous-tâches plus petites et plus gérables.
Plusieurs bénéfices peuvent être tirés de cette répartition hiérarchique :
- Une stratégie plus délibérée.
- Vous serez en mesure de garder un meilleur œil sur tout et d’exercer une autorité complète sur tout cela.
- Une meilleure compréhension entre les parties puisque la décomposition des problèmes réduit la complexité des conversations.
- Le système de gestion des coûts et des risques a été amélioré.
Cependant, comment procédez-vous pour construire le WBS ? C’est vraiment assez facile; voici les étapes fondamentales :
- L’objectif primordial du projet est d’abord énoncé au plus haut niveau.
- Il peut s’agir de l’introduction d’un tout nouveau produit, du développement d’un logiciel innovant ou de la création d’une toute nouvelle agence de publicité.
- L’étape suivante consiste à décomposer le projet en tâches gérables et en livrables concrets.
- Chaque travail peut être décomposé en petits travaux.
Au final, la troisième étape est assez similaire à la seconde ; comme avant, vous détaillerez les niveaux précédents jusqu’à ce que vous ayez terminé la planification globale du projet. Une fois la phase de planification terminée, la phase de test peut commencer. Une bonne gestion de projet et une planification WBS nécessitent de respecter trois règles principales : les éléments de chaque niveau doivent être représentés par au moins 100 % de l’effort nécessaire à la réalisation ; chaque tâche doit être claire, nette et précise ; il ne doit pas y avoir d’ambiguïtés ou de duplications ; et il ne doit pas y avoir plus de trois niveaux par colonne.
La troisième ligne directrice concerne la profondeur de ramification de l’organigramme, selon laquelle chaque niveau de ramification doit permettre une répartition appropriée de l’autorité, du temps et du matériel. S’il est trop étendu et détaillé (au-delà de trois niveaux), le plan sera trop abstrait et non pertinent pour être utile. Il existe plusieurs outils, gratuits et payants, pour créer un WBS, tels que MindView et Edraw.
L’importance de la gestion de projet
Vous n’êtes pas libre de choisir n’importe quel projet, que vous soyez salarié d’une entreprise ou à votre compte. Il est crucial d’avoir une bonne compréhension de chaque étape, car une erreur peut causer des problèmes plus tard. Les employés qui gèrent tous les projets ont leur propre équipe et utilisent des logiciels spécialisés pour organiser leur travail. Une liste complète peut vous aider à avancer plus régulièrement et plus rapidement, en obtenant de meilleurs résultats. La gestion de projet nécessite non seulement un certain ensemble de compétences, mais une véritable maîtrise du sujet afin d’éviter les pertes de temps.
La clé du succès est l’organisation
Sachez que vous devez vraiment opposer votre équipe au WBS si vous voulez qu’elle soit beaucoup plus productive. Vous aurez alors un ensemble complet de calendriers de tâches ou « organigrammes » à suivre. Certaines personnes travaillent mieux avec une direction claire à l’esprit ; cela leur permet de cocher les tâches au fur et à mesure. Certaines personnes, néanmoins, peuvent très bien se débrouiller sans ces aides, ce qui peut encore augmenter votre productivité. Ne perdez pas de vue que l’organisation est essentielle au succès de votre entreprise ; c’est grâce à cette stratégie que votre équipe pourra atteindre ses objectifs plus rapidement et plus facilement.